Gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten: hoe zit het precies?

Sinds 1 januari 2022 mag je als werkgever een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt in 2025 een gerichte vrijstelling van € 2,40 per thuisgewerkte dag. Dit betekent dat dit bedrag niet ten laste komt van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Waarvoor is de thuiswerkvergoeding bedoeld?
De onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor de extra kosten die de werknemer maakt door het thuiswerken, zoals voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het bedrag van € 2,40 is gebaseerd op onderzoek van het Nibud. Je kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Deze gerichte vrijstelling geldt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen, zoals voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van noodzakelijke gereedschappen en ICT-middelen en arbovoorzieningen.

Vaste thuiswerkvergoeding
De werkgever mag een werknemer een vaste vergoeding geven voor de thuiswerkkosten. Voor deze gerichte vrijstelling kan worden aangesloten bij de 214 dagen regeling die kan worden toegepast op de vaste reiskostenvergoeding. Bij 214 werkdagen per jaar (op fulltime basis) wordt uitgegaan van de werkdagen minus vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen.

In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen naar evenredigheid toepassen:

• De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week thuis.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
   

Aanpassing vaste vergoeding
De vaste vergoeding hoef je niet aan te passen als een werknemer incidenteel een dag niet thuiswerkt. Je past de vergoeding wel aan als de werknemer niet meer ‘in de regel’ op de vastgestelde dagen thuiswerkt. Hiervan is sprake als een wijziging van de thuiswerkdagen meer dan 2 maanden duurt. Dit kan zich voordoen als een werknemer (deels) onbetaald verlof heeft. Of nog sprake is van ‘in de regel’ beoordeel je per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding.

Samenloop thuiswerken en reizen voor het werk
Je mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reizen naar een vaste werkplek toepassen. Werkt een werknemer een deel van de dag thuis en het andere deel op de vaste werkplek, dan kies je voor die dag of je de gerichte vrijstelling toepast voor de reiskostenvergoeding (€ 0,23 per kilometer) óf voor de thuiswerkkosten (€ 2,40 per thuiswerkdag). Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag je wel één van deze vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaal je 80% eindheffing.

Thuiswerken en dienstreis
Werkt de werknemer op een dag deels thuis en maakt hij een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer is, maar een dienstreis? Dan mag je zowel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten toepassen.

Afspraken met de werknemer
Je kunt met de werknemer afspraken maken over het aantal thuiswerkdagen. Deze kunnen een basis zijn voor de vaststelling van de onbelaste vergoeding voor de reizen voor woon-werkverkeer en voor de thuiswerkkosten.

Voorbeeld 1
Anton werkt 5 dagen per week. Hij werkt 2 dagen thuis en reist 3 dagen met zijn auto naar kantoor (enkele reisafstand 20 km.)

Reiskostenvergoeding per maand:
3/5 x 214 dagen = 129 dagen; 129 dagen x (40 km x € 0,23) / 12 = € 98,90

Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2,40) / 12 = € 17,20

Voorbeeld 2
Bouchra werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en gaat 2 dagen met de fiets naar kantoor (enkele reisafstand 12 km.)

Reiskostenvergoeding per maand:
2/5 x 214 dagen = 86 dagen; 86 dagen x (24 km X € 0,23) / 12 = € 39,56

Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2 ,40) / 12 = € 17,20

Geen vaste thuiswerkdagen
Werkt de werknemer niet op vaste dagen thuis? Dan kan de werknemer de thuiswerkvergoeding per gewerkte thuiswerkdag declareren. Je kan hierbij gratis gebruik maken van onze declaratie tool.

Vragen? Bel of mail ons gerust, we helpen je graag verder!