Fiets van de zaak

Naar je werk fietsen is een stuk gezonder dan wanneer je met de auto gaat. Dit weten we al heel lang en daarom bestond in het verleden al het Fietsplan. Hiermee kon een werknemer voordelig een fiets aanschaffen. Deze regeling bestaat al lang niet meer, maar er zijn nog altijd verschillende manieren om je werknemers een gezonder alternatief voor de auto aan te bieden.

Wat voor mogelijkheden zijn er als een werknemer een fiets wil kopen, of als je als werkgever een fiets ter beschikking wilt stellen of verstrekken aan de werknemer? Er zijn nog steeds een aantal mogelijkheden om een werknemer fiscaal voordeel te geven via de Werkkostenregeling (WKR) of door een fiets bij te tellen op het loon van de werknemer. 

De eerste vraag die moet worden beantwoord is wie er eigenaar wordt van de fiets; is dit de werknemer of iemand anders? Met andere woorden, wordt de fiets aangeschaft door de werknemer of wordt deze ter beschikking gesteld?

Fiets aanschaffen
De werknemer wordt eigenaar van de fiets. De vraag is wie de fiets heeft afgerekend. Heeft de werknemer de fiets zelf betaald, dan kan het hem/haar een fiscaal voordeel opleveren. Heeft de werkgever de fiets afgerekend, dan moet het aanschafbedrag daarnaast vaak nog worden terugbetaald aan de werkgever. Als eerste het fiscale voordeel, hiervan is namelijk in beide gevallen sprake. De werknemer kan de fiets betalen uit brutoloon. Loon waar anders loonheffing over zou moeten wirden betaald. Dat betekent dat het voordeel voor de werknemer al snel zo’n 40% zal zijn, afhankelijk van de hoogte van het salaris. Bij een fiets van € 2.500, is het voordeel dan al snel € 1.000 voor de werknemer. 

Ook voor de werkgever is er voordeel. Die betaalt, voor zover de werknemer niet meer verdient dan het maximum premieloon, namelijk geen premies werknemersverzekeringen over het aanschafbedrag van de fiets. Dit ligt rond de 20%. Bij hetzelfde bedrag als zojuist, dus zo’n € 500. Let op: ook dit is afhankelijk van het salaris van de werknemer, maar ook van de cao en pensioenregeling. Het volledige aanschafbedrag van de fiets inclusief btw komt ten laste van de vrije ruimte van de WKR. Dit is meteen het grootste nadeel want hierdoor loopt de vrije ruimte al snel vol. Zorg er als werkgever dus voor dat het aantal fietsen dat per jaar aangeschaft mag worden door werknemers, beperkt is.

Ter beschikking stellen
Sinds 2020 kennen we de bijtelling voor fietsen. In deze situatie is de werknemer geen eigenaar van de fiets, maar wordt deze ter beschikking gesteld. Het maakt niet uit wie eigenaar van de fiets is; het kan zijn dat de werkgever de fiets koopt en ter beschikking stelt, maar het kan ook zijn dat de fiets wordt geleased bij een leasemaatschappij.

De bijtelling voor de werknemer is 7% van de cataloguswaarde van de fiets inclusief btw en wordt  bijgeteld bij het salaris, waarover deze loonheffing betaalt. Bij dezelfde fiets die € 2.500 kostte, kost dit de werknemer jaarlijks zo’n € 70 (uitgaande van 40% loonheffing). De werkgever betaalt weer premies werknemersverzekeringen over de bijtelling (afhankelijk van de hoogte van het salaris, cao en pensioenregeling), zo’n € 35 op jaarbasis. De bijtelling mag de werkgever, in tegenstelling tot de auto van de zaak, overigens ook aanwijzen als eindheffingsloon.Een eventuele eigen bijdrage mag, net zoals bij een auto van de zaak, van de bijtelling worden afgetrokken. Bijtelling kan echter nooit negatief uitvallen in een kalenderjaar.

De onderhoudskosten en kosten voor een eventuele verzekering komen in dit geval voor rekening van de werkgever.

De nadelen van deze regeling zijn, naast dat de fiets aan het eind van de looptijd weer moet worden ingeleverd, dat er geen reiskostenvergoeding mag worden betaald over dagen dat met de fiets naar het werk wordt gereisd.

Cafetariaregeling
Veel bedrijven die leasefietsregelingen aanbieden, geven aan dat de regeling buiten de WKR om kan en dat hun regeling daarmee kostenneutraal is. Dat is helaas niet helemaal waar. Bij het uitruilen van bruto loon zal de waarde van de fiets alsnog ten laste van de WKR komen.

Kortgezegd ziet de werknemer af van een deel van het brutoloon en krijgt daar iets anders voor terug, bijvoorbeeld een fiets. Dit kun je toepassen op de aanschaf van een fiets, maar bijvoorbeeld ook op de leaseprijs in het geval de fiets wordt geleased. Informeer de werknemer goed dat bij het uitruilen van brutoloon dit gevolgen heeft voor het uurloon, pensioenopbouw, opbouw vakantiegeld (en eventuele dertiende maand) en dat dit gevolgen kan hebben voor toeslagen.

De werkgever moet er tenslotte voor zorgen dat de cafetariaregeling daadwerkelijk wordt opgesteld en goedgekeurd binnen het bedrijf voordat deze wordt  toegepast.