Sinterklaas op het werk! Wat vindt de Belastingdienst daarvan?

Het is weer bijna december. Veel werkgevers verwelkomen Sinterklaas op de werkvloer. Maar wat zijn de fiscale gevolgen van strooigoed, chocoladeletters, speculaas en andere consumpties die de werkgever aan de werknemers, hun partners en hun kinderen uitdeelt? Dit hangt namelijk af van de locatie waar het feest wordt gehouden. Werkgevers moeten de fiscale regels goed in de gaten houden als zij een Sinterklaasfeest voor de kinderen van hun werknemers organiseren. Anders klopt, na de goedheiligman, ook de Belastingdienst aan, maar dan met een naheffing en boete.

Op de werkplek of externe locatie
Vindt het feest plaats op de werkplek of in een andere vestiging van de organisatie (bijvoorbeeld in de bedrijfskantine), dan geldt voor de consumpties een nihilwaardering. Dat geldt óók voor de consumpties van de partner en kinderen van de werknemer. Met nihilwaardering wordt bedoeld dat deze kosten niet ten laste komen van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR). Is het feest op een externe locatie, dan moet de waarde van de consumpties én de overige kosten van het feest bij het loon van de werknemers geteld worden, of als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte van de WKR. Dat geldt ook voor andere kosten voor het feest, zoals het inhuren van een hulpsinterklaas of het laten reinigen van sint- en pietenpakken. 

Geschenken voor thuis zijn belast loon
Ongeacht waar het Sinterklaasfeest plaatsvindt, cadeautjes en versnaperingen die de genodigden meekrijgen voor thuis zijn altijd belast loon. De werkgever moet de waarde ervan in het economisch verkeer óf bij het loon van de werknemer tellen en normaal belasten, óf aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte van de WKR laten komen. In de praktijk kiezen de meeste werkgevers voor de laatste optie, omdat ze het bedrijfsfeest niet (gedeeltelijk) op de loonstrook van de werknemer willen zetten.

Afwijkende regels voor niet-werknemers
Zijn voor het Sinterklaasfeest ook de gezinnen van uitzendkrachten en freelancers uitgenodigd die voor jouw organisatie werken, dan kunnen die kosten niet in de vrije ruimte worden ondergebracht. De WKR geldt immers alleen voor eigen werknemers die ook bij jouw organisatie op de loonlijst staan. Om het feest voor deze niet-werknemers onbelast te laten, moet jouw organisatie de eindheffing toepassen voor verstrekkingen aan zakelijke relaties die werknemers ook tegelijk en voor dezelfde gelegenheid ontvangen. De niet-werknemer moet hier ook over worden geïnformeerd. Gewoonlijk zullen de kosten van het Sinterklaasfeest binnen de € 136 per deelnemer blijven. Dan betaalt jouw organisatie per externe kracht 45% eindheffing over de werkelijke kosten. Zijn de kosten hoger dan € 136, dan is over de hele waarde van het feest per externe deelnemer 75% eindheffing verschuldigd. Dit werkt op dezelfde manier als een kerstpakket.

Overschrijding van de vrije ruimte WKR
Wordt de vrije ruimte overschreden? Dan is de inhoudingsplichtige (werkgever) 80% eindheffing verschuldigd over het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt overschreden.