Identificatieplicht nieuwe werknemer, hoe zit het precies?

Een werkgever is bij indiensttreding verplicht om de werknemer te identificeren. Welke stappen moet de werkgever hierbij in acht nemen? 

Identificatieplicht
De identificatieplicht houdt in dat de werkgever de werknemer moet identificeren aan de hand van een geldig origineel identiteitsdocument. De werkgever moet zelf een kopie maken en deze bij de salarisadministratie bewaren, het is dus niet voldoende om een zelf door de werknemer gemaakte kopie in de salarisadministratie op te nemen. Het identiteitsdocument zal in de meeste gevallen een paspoort, een identiteitskaart of een verblijfsvergunning zijn. Van een buitenlandse werknemer moet de werkgever een afschrift van het paspoort en de verblijfsvergunning in de administratie opnemen.Vindt de identificatie niet volledig en op de juiste manier plaats dan is de sanctie toepassing van het anoniementarief voor alle loonheffingen.Het anoniementarief betekent toepassing van 52% inhouding loonheffing, geen heffingskorting en geen rekening houden met het maximum premieloon.

Documenten
De identiteit kan de werkgever aan de hand van een van de volgende originele documenten vaststellen:

• Nederlands paspoort;

• Nederlandse identiteitskaart;

• gemeentelijke identiteitskaart;

• nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de EER;

• (elektronisch) W-document;

• verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER);

• nationaal paspoort van een land buiten de EER met een door de Vreemdelingendienst aangetekende vergunning tot verblijf (aanmeldsticker);

• vluchtelingenpaspoort;

• vreemdelingenpaspoort;

• diplomatiek paspoort;

• dienstpaspoort.
   

Een volledige kopie bestaat uit:

• Identiteitskaart: maak een duidelijk leesbare kopie van de voor- en achterkant.
• Nederlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van de houderpagina met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.
• Buitenlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van de pagina’s waarop de persoonsgegevens staan (zoals naam, nationaliteit, geboortedatum en lengte) en een verblijfssticker van de IND.

Een kopie van een rijbewijs is, vanwege het ontbreken van de nationaliteit, nadrukkelijk géén geldig document voor identificatie van de werknemer. 

Geldigheid
De werkgever is wettelijk verplicht om vast te stellen of het identiteitsbewijs vals is. De werkgever moet bij in het oog springende afwijkingen onderkennen dat het een vals of vervalst exemplaar is. Van in het oogspringende afwijkingen is sprake als het document voor iedereen kenbaar vals is, zoals scheve pasfoto’s. Bij het ontbreken van een kopie van het identiteitsbewijs of indien het identiteitsbewijs duidelijk vals of vervalst is, is het anoniementarief van toepassing. 

Hoe echt is het identiteitsbewijs?

Drie vuistregels:

1. Controleer altijd originele identiteitsdocumenten, accepteer nooit kopieën. Maak zelf een kopie of scan ten behoeve van uw administratie en vraag daarbij altijd om toestemming aan de houder van het document.
2. Volg altijd dezelfde werkwijze van controleren en let op details.
3. Controleer altijd op meerdere echtheidskenmerken.
    

Waarop controleren?

1. Vergelijk de foto op het document goed met degene die het document aan u geeft. Let daarbij op de afstandverhoudingen tussen ogen, oren, lippen en kin en niet op bijvoorbeeld de lengte en kleur van het haar.
2. Vraag de leeftijd van de persoon en vergelijk dat met de geboortedatum op het document.
3. Controleer de geldigheidsduur van het document.
4. Controleer het document op beschadigingen, insnijdingen en lijmresten.
5. Controleer het aantal pagina’s, de volgorde en de nummering. Alle pagina’s moeten doorlopend genummerd zijn; op alle pagina’s moet hetzelfde documentnummer staan.
6. Houd het document tegen het licht en controleer het watermerk.
7. Houd het document onder een UV-lamp. Echte documenten blijven donker onder UV-licht, het watermerk mag nooit zichtbaar worden onder UV-licht.
8. Alle Nederlandse documenten van kunststof hebben een tweede foto, die aangebracht is in gaatjes. Houd het document tegen het licht en controleer of dit dezelfde foto is als die op het document staat afgebeeld (dit geldt ook het nieuwe rijbewijs credit card-model en het kunststof verblijfsdocument voor vreemdelingen).
9. De tweede foto bij deze kunststof documenten wordt zichtbaar als een lichte vlek onder de UV-lamp.
10. Bij deze kunststof documenten wordt ook bij kantelen een hologram (kinegram) zichtbaar die gedeeltelijk over de foto loopt. 
     

Tip
Vraag de werknemer bij het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst altijd het originele ID-bewijs mee te nemen, maak daarvan een afschrift en laat de werknemer tijdens dit contact zijn handtekening zetten. Controleer deze handtekening ook met die op het arbeidscontract en andere documenten.

Geldig op moment van indiensttreden
Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van indiensttreding. Wanneer de werknemer blijft werken na de vervaldatum van het identiteitsbewijs waarvan een afschrift in de salarisadministratie is opgenomen, hoeft de werkgever geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs te maken. Het gaat om een geldig identiteitsdocument op het moment van indiensttreding. Indien uit de kopie blijkt dat het identiteitsbewijs op het moment van de aanvang van de werkzaamheden niet geldig was, is het anoniementarief eveneens van toepassing.

Gooi geen verlopen documenten weg!
Indien op enig moment alle afschriften van identiteitsbewijzen geactualiseerd worden, bijvoorbeeld door van alle werknemers een afschrift te maken van een huidig identiteitsbewijs, gooi de oude afschriften dan niet weg. De werkgever is verplicht deze bij de salarisministratie te blijven bewaren.

Bewaren
De werkgever moet de kopie van het identiteitsbewijs minimaal vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de salarisadministratie bewaren. Onder omstandigheden kan het zinvol zijn om deze gegevens langer te bewaren. Zeker indien er procedures komen, kan de aanwezigheid van deze gegevens nuttig zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan een beroepsprocedure naar aanleiding van een looncontrole door de Belastingdienst. Bij een looncontrole zal de Belastingdienst altijd de identiteitsbewijzen in willen zien.

Legaal
Iemand uit Nederland of één van de landen van de Europese Economische Ruimte kan in principe in Nederland legaal werkzaamheden verrichten. Voor deze landen geldt namelijk vrij verkeer van werknemers. Ook een vreemdeling met een geldig verblijfsdocument, waarin de aantekening staat: ‘Arbeid is vrij toegestaan’ kan legaal in Nederland werkzaamheden verrichten.

Let op
De Europese Economische Ruimte (EER) bestaat uit alle landen die lid zijn van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Voor alle werknemers die uit een ander land komen is in beginsel een tewerkstellingsvergunning nodig om in Nederland te mogen werken.

Achterwege
In principe moet de werkgever een nieuwe werknemer altijd identificeren. Wanneer een werknemer binnen een samenwerkende groep inhoudingsplichtigen van werkgever verandert, hoeft de nieuwe werkgever echter niet opnieuw de identiteit van de werkgever vast te stellen. Dit kan de nieuwe werkgever slechts achterwege laten, indien de oude werkgever de identiteit van deze werknemer destijds correct heeft vastgesteld.

Op de werkplek
Op de werkplek moet iedereen, ook inleenkrachten, op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Dat kan een identificatiebewijs zijn. Werknemer uit Nederland en de EU/EER kunnen ook het rijbewijs tonen. De werkgever moet zijn werknemers op deze plicht wijzen. Inden er een controle plaatsvindt, bijvoorbeeld door de Belastingdienst of Arbeidsinspectie, moet de werkgever de werknemers de gelegenheid bieden om aan deze plicht te voldoen.

Geen BSN
Heeft de werknemer nog geen BSN? Dan moet de werkgever het anoniementarief toepassen zolang deze nog niet is afgegeven en de werknemer bij jou aan het werk is. Overigens mag dit met terugwerkende kracht in de salarisadministratie worden gecorrigeerd wanneer het BSN alsnog is toegekend.

Tip
Vraag in een eerste contact met een potentiële werknemer naast het meenemen van het originele identiteitsbewijs tevens het BSN. Het is overigens wettelijk verplicht om alle documenten van een werknemer in de salarisadministratie aanwezig te hebben voordat de werknemer met de werkzaamheden start.

Verantwoordelijkheid ligt bij de werkgever
De verantwoordelijkheid van zowel het op juiste wijze identificeren van de werknemer en het bewaren van de documenten bij de salarisadministratie ligt volledig bij de werkgever, ook als de salarisadministratie is uitbesteed. De salarisadministratie vraagt een kopie ID-bewijs vooral bij jou op om in het het dossier te bewaren. Wij beoordelen niet of het document correct of volledig is. 

Vragen?
Heb je vragen over het identificeren van de werknemers bij indiensttreding? Laat het ons weten, we helpen je graag verder!