Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen

Naast het identificeren van de nieuwe werknemer heeft de werkgever nog een administratieve verplichting: er op toezien dat de werknemer schriftelijk aangeeft of de heffingskorting wel of niet moet worden toegepast.

Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen
De aloude loonbelastingverklaring is sinds een aantal jaren vormvrij gemaakt, maar de Belastingdienst heeft vervolgens wel een nieuw document beschikbaar gesteld: het model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, welke feitelijk eenzelfde document is als de loonbelastingverklaring.

Waarom invullen?
Het formulier bestaat omdat de werkgever loonheffingen moet berekenen en inhouden over het salaris. Een belangrijk onderdeel hiervan is of de heffingskorting wel of niet moet worden toegepast bij de werkgever. Heffingskorting is een korting op de verschuldigde loonheffingen waarop iedere werknemer recht heeft. Deze korting kan je echter maar bij één werkgever of uitkeringsinstantie tegelijkertijd laten toepassen. Heeft de werknemer naast de inkomsten bij jou nog andere inkomsten? Dan moet de werknemer beoordelen bij wie de heffingskorting moet worden toegepast. Veelal gebeurt dat bij de werkgever of uitkeringsinstantie waar het salaris /uitkering het hoogste is.

Wat invullen?
De volgende gegevens moeten op de loonbelastingverklaring staan:

• Naam en voorletters
• BSN
• Straat en huisnummer
• Postcode en woonplaats
• Land en regio (wanneer woonachtig in het buitenland)
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• Datum ondertekening
• Handtekening
   

Wat als de verklaring niet, niet volledig of onjuist wordt ingevuld?
De werkgever moet erop toezien dat de werknemer de loonbelastingverklaring volledig invult en gedagtekend ondertekend inlevert. De werkgever bewaart de verklaring bij de salarisadministratie. Op het moment dat de persoonlijke gegevens niet of onjuist worden doorgegeven, moet de werkgever 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen op het salaris inhouden. Dit is hetzelfde tarief zoals dat ook geldt in het geval de werknemer zich niet legitimeert. De werknemer is dan een zogenaamde anonieme werknemer.

Verantwoordelijkheid ligt bij de werkgever
De verantwoordelijkheid van het op juiste wijze invullen van de loonbelastingverklaring en het bewaren van de documenten bij de salarisadministratie ligt volledig bij de werkgever, ook als de salarisadministratie is uitbesteed. De werkgever moet zowel de kopie van het geldige (op het moment van indiensttreden) ID bewijs als de loonbelastingverklaring direct beschikbaar hebben als de Belastingdienst hierom vraagt. De salarisadministratie vraagt een loonbelastingverklaring vooral bij jou op om in het het dossier te bewaren. Wij beoordelen niet of het document correct of volledig is.